• 1.目的

本文件構(gòu)成統(tǒng)一低碳科技(新疆)股份有限公司及其下屬各公司（以下統(tǒng)稱“公司”）治理和控制框架的一部分，它是為了保證公司良好的治理和控制框架，并由此使公司的資產(chǎn)和資源得以保障而制定的。 本文件為公司員工提供了報告違反公司下述 2.1“適用范圍”中有關(guān)政策及規(guī)定的行為（以下簡稱“違紀行為”）的渠道，保證調(diào)查過程的公平及合理，并確保對違紀行為的處理公平、透明及合理。

• 2.政策說明

2.1 適用范圍

本文件中的程序（以下簡稱“程序”）適用于所有公司員工的違紀行為。違紀行為指違反《統(tǒng)一公司商業(yè)原則》與 《統(tǒng)一公司行為準則》的行為，以下統(tǒng)稱“統(tǒng)一商業(yè)原則及行為準則”。本程序是強制性的，應(yīng)當被嚴格遵守。

• 3.報告程序

違紀行為（除違反《健康、安全和環(huán)保要求》外）需遵循本程序規(guī)定的報告渠道匯報。違反《健康、安全和環(huán)保要求》的違紀行為報告需遵循《健康、安全和環(huán)保要求》進行。

3.1 報告義務(wù)

公司鼓勵員工及時報告違紀行為。更為重要的是，你需要遵循下列正確的報告渠道向公司報告違紀行為。如果員工沒有報告已發(fā)生的違紀行為，他/她可能受到公司的紀律懲處。

3.2 報告渠道

員工可以通過下列渠道報告違紀行為： 向他/她的直線經(jīng)理、直線副總、業(yè)務(wù) HR 經(jīng)理、人力資源總監(jiān)、財務(wù)負責(zé)人及公司法務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理舉報，可采用面對面報告或書面報告的形式；或通過公司舉報信箱、微信群舉報任何違紀行為：舉報信箱：4006101162@tongyioil.com

3.3 匿名/實名報告

公司鼓勵實名投訴制度。建議舉報人使用真實姓名和地址，通過正確的報告渠道報告任何違紀行為，因為這樣有助于公司能與報告員工核實報告內(nèi)容和啟動正確的調(diào)查程序。同時，公司也接受和保護匿名舉報的方式，當匿名舉報所闡述的信息或者線索反映出被舉報人有違規(guī)、違紀跡象時，公司會啟動調(diào)查程序進行調(diào)查。 特別強調(diào)：公司在后續(xù)的進程中會恰當?shù)乇Ｗo相關(guān)信息（包括舉報人信息）的機密性。使得舉報信息在盡可能小的范圍被知曉，比如相關(guān)舉報信息特別是舉報人信息除接收舉報信息人員外僅限于總監(jiān)層級及以上人員知曉，并且要求已知曉人員保密相關(guān)信息，以此保護舉報人不受打擊報復(fù)。 同時，公司也嚴禁一切對投訴舉報的打擊報復(fù)行為。

• 4.違紀事件的處理

當直線經(jīng)理、業(yè)務(wù) HR 經(jīng)理、法務(wù)總監(jiān)、領(lǐng)導(dǎo)小組成員之一或舉報信箱、微信群收到違紀事件報告時，應(yīng)立即以組織會議的方式或者郵件周知的方式提交給領(lǐng)導(dǎo)小組所有成員，領(lǐng)導(dǎo)小組將依事件的重要性征詢總經(jīng)理的意見決定是否進行調(diào)查（是否受理）、如何進行調(diào)查及對事件的相關(guān)處理。 安全禁令調(diào)查按照《健康、安全和環(huán)保要求》執(zhí)行，HSE 經(jīng)理是該流程的管理人。

• 5.調(diào)查程序

調(diào)查程序適用于已被 統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組受理的違紀事件調(diào)查。

5.1統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組作調(diào)查決定及對參與人員的資質(zhì)要求

在違紀事件報告由領(lǐng)導(dǎo)小組決定受理并進行調(diào)查后， 由領(lǐng)導(dǎo)小組決定具體的調(diào)查方式、參與人員并指定調(diào)查小組成員。 參與調(diào)查人員應(yīng)具備以下資質(zhì)： •人員所屬部門盡量在法務(wù)、財務(wù)和HR范圍，必要時可選用所屬部門直線以上人員參與； •調(diào)查人員熟悉要調(diào)查的業(yè)務(wù)信息； •調(diào)查人員具備足夠的業(yè)務(wù)判斷經(jīng)驗；

5.2 調(diào)查決定的關(guān)鍵原則

統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)下列關(guān)鍵原則作出是否調(diào)查的決定： 舉報須包括確鑿的事實，包括違背公司政策的被舉報人姓名、詳盡的違背統(tǒng)一商業(yè)原則 及行為準則的事實（如事件發(fā)生的時間、地點和事件內(nèi)容）及給公司帶來何種損失及損害； 但是，沒有詳盡事實或包括不能被確認事實的舉報將不被調(diào)查。

5.3 完全調(diào)查和初步調(diào)查

完全調(diào)查是指具備確鑿的事實，且有權(quán)正式地訪談相關(guān)人員，在公司范圍內(nèi)復(fù)審和檢查任何 證據(jù)及數(shù)據(jù)。 完全調(diào)查的決定須獲得領(lǐng)導(dǎo)小組的同意，并由其指定調(diào)查組成員及調(diào)查組組長。 初步調(diào)查是指該事件需要進一步核實，以確?；臼聦嵤谴嬖诘摹３醪秸{(diào)查可以采取多種形 式，比如內(nèi)部審計的方式及復(fù)審帳面記錄，但通常不允許召喚訪談或詢問相關(guān)人士。調(diào)查范 圍必須是受限的和特定的。 領(lǐng)導(dǎo)小組可根據(jù)舉報事實情況做出初步調(diào)查的決定并指定調(diào)查組成員及調(diào)查組組長。 調(diào)查組組長應(yīng)主導(dǎo)調(diào)查進行。

5.4 調(diào)查基本準則

完全調(diào)查和初步調(diào)查應(yīng)該遵循調(diào)查基本原則。

5.5 調(diào)查報告

調(diào)查組將負責(zé)撰寫調(diào)查報告，報告包括在調(diào)查中收集的所有事實、涉及人員的所有基本信息（如調(diào)查人、被調(diào)查人、參與采訪的證明人）、任何必要的補充調(diào)查及結(jié)論和建議。 調(diào)查報告須在調(diào)查小組組長審核后并調(diào)查完成后的五個工作日內(nèi)提交給商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組作決定。同時需對此次調(diào)查事項做記錄，必要時同步更新相應(yīng)風(fēng)險清單。

• 6.舉報人獎勵及保護

公司鼓勵員工、客戶、供應(yīng)商及其他利益相關(guān)方對本公司涉嫌不當行為或不法行為進行真實舉報，實名、匿名形式均被接受，并平等對待每一條舉報信息。公司承諾保障舉報人身份，確保舉報人免受因其舉報而導(dǎo)致的不利后果，如解雇、降職等。公司承諾對舉報事項開展公正的調(diào)查，為全體員工創(chuàng)造一個安全、公平的環(huán)境。

• 7.紀律處分的決定

7.1 統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組會議

在領(lǐng)導(dǎo)小組收到有關(guān)調(diào)查報告后的五個工作日內(nèi)， 領(lǐng)導(dǎo)小組召集會議或者通過郵件周知的方式交換意見。

7.2 調(diào)查組報告

調(diào)查小組在會議前將調(diào)查報告發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)小組所有成員，且提供所有的事實和證據(jù)。如果領(lǐng)導(dǎo)小組在調(diào)查組匯報后發(fā)現(xiàn)證據(jù)不充足，或有重要的事實沒有澄清或需要補充的，領(lǐng)導(dǎo)小組可要求調(diào)查組進一步調(diào)查，或者召集相關(guān)人員包括被舉報員工來會議中澄清。

7.3 處罰決定

違紀行為的處罰將由領(lǐng)導(dǎo)小組在上述程序進行完畢后交由人力資源總監(jiān)及相關(guān)直線副總經(jīng)理按《統(tǒng)一員工手冊》的規(guī)定作出處罰決定。處罰將遵循《統(tǒng)一員工手冊》的規(guī)定。

• 8.決定的傳達

違紀行為的處罰決定將按《統(tǒng)一員工手冊》規(guī)定由相關(guān)人員傳達給所涉及的員工。

• 9.其他

本程序由統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組批準并發(fā)布，對本程序的解釋權(quán)歸領(lǐng)導(dǎo)小組。統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組有權(quán)依不時之需要對本程序進行修訂及更新。

統(tǒng)一低碳科技（新疆）股份有限公司

2025年2月