• 1.目的

本文件構(gòu)成統(tǒng)一低碳科技(新疆)股份有限公司及其下屬各公司（以下統(tǒng)稱“公司”）治理和控制框架的一部分，它是為了保證公司良好的治理和控制框架，并由此使公司的資產(chǎn)和資源得以保障而制定的。 本文件為公司員工提供了報(bào)告違反公司下述 2.1“適用范圍”中有關(guān)政策及規(guī)定的行為（以下簡(jiǎn)稱“違紀(jì)行為”）的渠道，保證調(diào)查過程的公平及合理，并確保對(duì)違紀(jì)行為的處理公平、透明及合理。

• 2.政策說明

2.1 適用范圍

本文件中的程序（以下簡(jiǎn)稱“程序”）適用于所有公司員工的違紀(jì)行為。違紀(jì)行為指違反《統(tǒng)一公司商業(yè)原則》與 《統(tǒng)一公司行為準(zhǔn)則》的行為，以下統(tǒng)稱“統(tǒng)一商業(yè)原則及行為準(zhǔn)則”。本程序是強(qiáng)制性的，應(yīng)當(dāng)被嚴(yán)格遵守。

• 3.報(bào)告程序

違紀(jì)行為（除違反《健康、安全和環(huán)保要求》外）需遵循本程序規(guī)定的報(bào)告渠道匯報(bào)。違反《健康、安全和環(huán)保要求》的違紀(jì)行為報(bào)告需遵循《健康、安全和環(huán)保要求》進(jìn)行。

3.1 報(bào)告義務(wù)

公司鼓勵(lì)員工及時(shí)報(bào)告違紀(jì)行為。更為重要的是，你需要遵循下列正確的報(bào)告渠道向公司報(bào)告違紀(jì)行為。如果員工沒有報(bào)告已發(fā)生的違紀(jì)行為，他/她可能受到公司的紀(jì)律懲處。

3.2 報(bào)告渠道

員工可以通過下列渠道報(bào)告違紀(jì)行為： 向他/她的直線經(jīng)理、直線副總、業(yè)務(wù) HR 經(jīng)理、人力資源總監(jiān)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及公司法務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理舉報(bào)，可采用面對(duì)面報(bào)告或書面報(bào)告的形式；或通過公司舉報(bào)信箱、微信群舉報(bào)任何違紀(jì)行為：舉報(bào)信箱：4006101162@tongyioil.com

3.3 匿名/實(shí)名報(bào)告

公司鼓勵(lì)實(shí)名投訴制度。建議舉報(bào)人使用真實(shí)姓名和地址，通過正確的報(bào)告渠道報(bào)告任何違紀(jì)行為，因?yàn)檫@樣有助于公司能與報(bào)告員工核實(shí)報(bào)告內(nèi)容和啟動(dòng)正確的調(diào)查程序。同時(shí)，公司也接受和保護(hù)匿名舉報(bào)的方式，當(dāng)匿名舉報(bào)所闡述的信息或者線索反映出被舉報(bào)人有違規(guī)、違紀(jì)跡象時(shí)，公司會(huì)啟動(dòng)調(diào)查程序進(jìn)行調(diào)查。 特別強(qiáng)調(diào)：公司在后續(xù)的進(jìn)程中會(huì)恰當(dāng)?shù)乇Ｗo(hù)相關(guān)信息（包括舉報(bào)人信息）的機(jī)密性。使得舉報(bào)信息在盡可能小的范圍被知曉，比如相關(guān)舉報(bào)信息特別是舉報(bào)人信息除接收舉報(bào)信息人員外僅限于總監(jiān)層級(jí)及以上人員知曉，并且要求已知曉人員保密相關(guān)信息，以此保護(hù)舉報(bào)人不受打擊報(bào)復(fù)。 同時(shí)，公司也嚴(yán)禁一切對(duì)投訴舉報(bào)的打擊報(bào)復(fù)行為。

• 4.違紀(jì)事件的處理

當(dāng)直線經(jīng)理、業(yè)務(wù) HR 經(jīng)理、法務(wù)總監(jiān)、領(lǐng)導(dǎo)小組成員之一或舉報(bào)信箱、微信群收到違紀(jì)事件報(bào)告時(shí)，應(yīng)立即以組織會(huì)議的方式或者郵件周知的方式提交給領(lǐng)導(dǎo)小組所有成員，領(lǐng)導(dǎo)小組將依事件的重要性征詢總經(jīng)理的意見決定是否進(jìn)行調(diào)查（是否受理）、如何進(jìn)行調(diào)查及對(duì)事件的相關(guān)處理。 安全禁令調(diào)查按照《健康、安全和環(huán)保要求》執(zhí)行，HSE 經(jīng)理是該流程的管理人。

• 5.調(diào)查程序

調(diào)查程序適用于已被 統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組受理的違紀(jì)事件調(diào)查。

5.1統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組作調(diào)查決定及對(duì)參與人員的資質(zhì)要求

在違紀(jì)事件報(bào)告由領(lǐng)導(dǎo)小組決定受理并進(jìn)行調(diào)查后， 由領(lǐng)導(dǎo)小組決定具體的調(diào)查方式、參與人員并指定調(diào)查小組成員。 參與調(diào)查人員應(yīng)具備以下資質(zhì)： •人員所屬部門盡量在法務(wù)、財(cái)務(wù)和HR范圍，必要時(shí)可選用所屬部門直線以上人員參與； •調(diào)查人員熟悉要調(diào)查的業(yè)務(wù)信息； •調(diào)查人員具備足夠的業(yè)務(wù)判斷經(jīng)驗(yàn)；

5.2 調(diào)查決定的關(guān)鍵原則

統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)下列關(guān)鍵原則作出是否調(diào)查的決定： 舉報(bào)須包括確鑿的事實(shí)，包括違背公司政策的被舉報(bào)人姓名、詳盡的違背統(tǒng)一商業(yè)原則 及行為準(zhǔn)則的事實(shí)（如事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)和事件內(nèi)容）及給公司帶來何種損失及損害； 但是，沒有詳盡事實(shí)或包括不能被確認(rèn)事實(shí)的舉報(bào)將不被調(diào)查。

5.3 完全調(diào)查和初步調(diào)查

完全調(diào)查是指具備確鑿的事實(shí)，且有權(quán)正式地訪談相關(guān)人員，在公司范圍內(nèi)復(fù)審和檢查任何 證據(jù)及數(shù)據(jù)。 完全調(diào)查的決定須獲得領(lǐng)導(dǎo)小組的同意，并由其指定調(diào)查組成員及調(diào)查組組長(zhǎng)。 初步調(diào)查是指該事件需要進(jìn)一步核實(shí)，以確保基本事實(shí)是存在的。初步調(diào)查可以采取多種形 式，比如內(nèi)部審計(jì)的方式及復(fù)審帳面記錄，但通常不允許召喚訪談或詢問相關(guān)人士。調(diào)查范 圍必須是受限的和特定的。 領(lǐng)導(dǎo)小組可根據(jù)舉報(bào)事實(shí)情況做出初步調(diào)查的決定并指定調(diào)查組成員及調(diào)查組組長(zhǎng)。 調(diào)查組組長(zhǎng)應(yīng)主導(dǎo)調(diào)查進(jìn)行。

5.4 調(diào)查基本準(zhǔn)則

完全調(diào)查和初步調(diào)查應(yīng)該遵循調(diào)查基本原則。

5.5 調(diào)查報(bào)告

調(diào)查組將負(fù)責(zé)撰寫調(diào)查報(bào)告，報(bào)告包括在調(diào)查中收集的所有事實(shí)、涉及人員的所有基本信息（如調(diào)查人、被調(diào)查人、參與采訪的證明人）、任何必要的補(bǔ)充調(diào)查及結(jié)論和建議。 調(diào)查報(bào)告須在調(diào)查小組組長(zhǎng)審核后并調(diào)查完成后的五個(gè)工作日內(nèi)提交給商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組作決定。同時(shí)需對(duì)此次調(diào)查事項(xiàng)做記錄，必要時(shí)同步更新相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)清單。

• 6.舉報(bào)人獎(jiǎng)勵(lì)及保護(hù)

公司鼓勵(lì)員工、客戶、供應(yīng)商及其他利益相關(guān)方對(duì)本公司涉嫌不當(dāng)行為或不法行為進(jìn)行真實(shí)舉報(bào)，實(shí)名、匿名形式均被接受，并平等對(duì)待每一條舉報(bào)信息。公司承諾保障舉報(bào)人身份，確保舉報(bào)人免受因其舉報(bào)而導(dǎo)致的不利后果，如解雇、降職等。公司承諾對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)開展公正的調(diào)查，為全體員工創(chuàng)造一個(gè)安全、公平的環(huán)境。

• 7.紀(jì)律處分的決定

7.1 統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議

在領(lǐng)導(dǎo)小組收到有關(guān)調(diào)查報(bào)告后的五個(gè)工作日內(nèi)， 領(lǐng)導(dǎo)小組召集會(huì)議或者通過郵件周知的方式交換意見。

7.2 調(diào)查組報(bào)告

調(diào)查小組在會(huì)議前將調(diào)查報(bào)告發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)小組所有成員，且提供所有的事實(shí)和證據(jù)。如果領(lǐng)導(dǎo)小組在調(diào)查組匯報(bào)后發(fā)現(xiàn)證據(jù)不充足，或有重要的事實(shí)沒有澄清或需要補(bǔ)充的，領(lǐng)導(dǎo)小組可要求調(diào)查組進(jìn)一步調(diào)查，或者召集相關(guān)人員包括被舉報(bào)員工來會(huì)議中澄清。

7.3 處罰決定

違紀(jì)行為的處罰將由領(lǐng)導(dǎo)小組在上述程序進(jìn)行完畢后交由人力資源總監(jiān)及相關(guān)直線副總經(jīng)理按《統(tǒng)一員工手冊(cè)》的規(guī)定作出處罰決定。處罰將遵循《統(tǒng)一員工手冊(cè)》的規(guī)定。

• 8.決定的傳達(dá)

違紀(jì)行為的處罰決定將按《統(tǒng)一員工手冊(cè)》規(guī)定由相關(guān)人員傳達(dá)給所涉及的員工。

• 9.其他

本程序由統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)并發(fā)布，對(duì)本程序的解釋權(quán)歸領(lǐng)導(dǎo)小組。統(tǒng)一商業(yè)原則領(lǐng)導(dǎo)小組有權(quán)依不時(shí)之需要對(duì)本程序進(jìn)行修訂及更新。

統(tǒng)一低碳科技（新疆）股份有限公司

2025年2月